Những lưu ý khi thay đổi vốn điều lệ - Hướng dẫn chi tiết

Việc thay đổi vốn điều lệ là một bước đi quan trọng trong hành trình phát triển và mở rộng hoạt động của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Kế toán Vina sẽ giúp bạn khám phá những lợi ích của việc thay đổi vốn điều lệ, cùng với quy trình chi tiết và các chi phí liên quan. Chúng tôi cũng sẽ giải đáp những câu hỏi thường gặp và cung cấp các lưu ý quan trọng về pháp luật, nhằm đảm bảo rằng quá trình thay đổi vốn điều lệ diễn ra một cách suôn sẻ và hoàn toàn hợp pháp.

Tổng quan về vốn điều lệ doanh nghiệp

Vốn điều lệ doanh nghiệp, một cách đơn giản, là nguồn vốn ban đầu cần thiết để doanh nghiệp triển khai đăng ký và bắt đầu các hoạt động kinh doanh. Số vốn này không chỉ thể hiện năng lực tài chính của doanh nghiệp mà còn phản ánh tiềm lực và sự ổn định trong hoạt động. Một mức vốn điều lệ cao thường chỉ ra rằng doanh nghiệp có khả năng tài chính mạnh mẽ, khả năng thanh toán tốt và dễ dàng hơn trong việc huy động vốn đầu tư.

Ngoài ra, vốn điều lệ cũng là tài sản đảm bảo cho các khoản vay của doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.

Vốn điều lệ có thể được góp bằng nhiều hình thức, bao gồm tiền mặt, tài sản, hoặc quyền sử dụng đất. Theo quy định hiện hành, khi thành lập, doanh nghiệp không bị ràng buộc về mức vốn điều lệ tối thiểu hay tối đa, trừ những ngành đặc thù như kinh doanh bảo hiểm.

Lưu ý về pháp luật khi thay đổi vốn điều lệ

Các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 liên quan đến thay đổi vốn điều lệ 

Điều 112: Thay đổi vốn điều lệ công ty TNHH

Các công ty TNHH có quyền điều chỉnh vốn điều lệ khi cần thiết. Việc tăng vốn có thể thực hiện thông qua việc tăng vốn góp của các thành viên hiện hữu hoặc tiếp nhận thêm thành viên mới. Ngược lại, việc giảm vốn có thể được thực hiện bằng cách hoàn trả một phần vốn góp cho các thành viên hoặc điều chỉnh giảm vốn do thành viên không thực hiện nghĩa vụ góp đủ vốn.

Điều 113: Thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần

Công ty cổ phần cũng có quyền thay đổi vốn điều lệ thông qua các hình thức như phát hành cổ phần mới, tăng vốn góp của cổ đông hiện hữu hoặc chuyển nhượng cổ phần. Tuy nhiên, việc thay đổi này phải được thông qua tại Đại hội đồng cổ đông và thực hiện đúng theo quy định pháp luật.

Điều 114: Trách nhiệm thông báo thay đổi vốn điều lệ

Sau khi thực hiện thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp cần thông báo và đăng ký thay đổi với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong vòng 10 ngày làm việc. Việc không thực hiện đúng thời hạn này có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính và kỷ luật khác.

Hậu quả của việc không tuân thủ các quy định về thay đổi vốn điều lệ 

Phạt tiền

Nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy định liên quan đến thay đổi vốn điều lệ, có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng. Mức phạt có thể cao hơn nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc tái diễn.

Bị đình chỉ hoạt động

Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc không khắc phục sau khi bị xử phạt, doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động kinh doanh, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động kinh doanh.

Hậu quả pháp lý khác

Ngoài việc bị phạt tiền và đình chỉ hoạt động, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các hậu quả pháp lý khác như mất uy tín trong cộng đồng, khó khăn trong việc huy động vốn và bị giám sát chặt chẽ từ các cơ quan quản lý nhà nước. Việc không tuân thủ quy định pháp luật có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp.

Chi phí liên quan đến việc thay đổi vốn điều lệ

Các loại chi phí cần thanh toán khi thay đổi vốn điều lệ

Phí thẩm định: Đây là khoản phí mà Sở Kế hoạch và Đầu tư thu để thẩm định hồ sơ thay đổi vốn điều lệ của doanh nghiệp.

Lệ phí đăng ký thay đổi doanh nghiệp: Lệ phí này bao gồm phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với các thông tin mới về vốn điều lệ.

Phí dịch vụ tư vấn pháp lý

• Nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn pháp lý, sẽ phát sinh thêm chi phí cho các dịch vụ này. Phí dịch vụ thường bao gồm tư vấn, soạn thảo hồ sơ và đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ.
• Chi phí tư vấn pháp lý có thể thay đổi tùy theo mức độ phức tạp của thủ tục và uy tín của công ty tư vấn.

Bảng ước tính chi phí thay đổi vốn điều lệ

• Phí thẩm định: Từ 200.000 VND.
• Lệ phí đăng ký thay đổi doanh nghiệp: 300.000 VND.
• Phí dịch vụ tư vấn pháp lý: Từ 2.000.000 đến 10.000.000 VND, tùy thuộc vào công ty tư vấn và mức độ phức tạp của thay đổi vốn điều lệ.

Lưu ý: Chi phí cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào từng địa phương và trường hợp cụ thể. Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo trực tiếp từ Sở Kế hoạch và Đầu tư cũng như các công ty tư vấn để có thông tin chính xác nhất.

Cách tiết kiệm chi phí khi thay đổi vốn điều lệ

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ theo quy định để tránh việc phải nộp bổ sung hồ sơ, dẫn đến phát sinh thêm chi phí.
• Tự thực hiện thủ tục: Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này giúp tiết kiệm chi phí thuê dịch vụ tư vấn pháp lý.
• Tham khảo và so sánh giá dịch vụ: Nếu cần sử dụng dịch vụ tư vấn, doanh nghiệp nên tham khảo và so sánh giá của nhiều công ty khác nhau để lựa chọn công ty có mức giá phù hợp nhất với khả năng tài chính.

Một vài câu hỏi thường gặp liên quan khi thay đổi vốn điều lệ

Thời gian hoàn thành thủ tục thay đổi vốn điều lệ là bao lâu?

Thời gian hoàn thành thủ tục thay đổi vốn điều lệ là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian thực tế có thể thay đổi, nhanh hơn hoặc chậm hơn, tùy thuộc vào một số yếu tố sau:

• Mức độ phức tạp của thủ tục: Nếu thủ tục thay đổi vốn điều lệ đơn giản, với hồ sơ đầy đủ và chính xác, thời gian hoàn thành sẽ được rút ngắn. Ngược lại, nếu thủ tục phức tạp, hoặc hồ sơ bị thiếu sót, không chính xác, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
• Khối lượng công việc của cơ quan nhà nước: Nếu cơ quan nhà nước có thẩm quyền đang bận rộn với nhiều công việc khác, điều này cũng có thể dẫn đến việc hoàn thành thủ tục chậm trễ hơn so với dự kiến.

Thay đổi vốn điều lệ có cần thiết phải triệu tập họp cổ đông không?

Việc thay đổi vốn điều lệ là một trong những nội dung thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội cổ đông, theo quy định tại Điều 10 Luật Doanh nghiệp 2020. Do đó, doanh nghiệp cần triệu tập họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội cổ đông để thông qua quyết định về việc thay đổi vốn điều lệ.

Nội dung của quyết định thay đổi vốn điều lệ cần bao gồm các điểm sau:

• Lý Do Thay Đổi Vốn Điều Lệ: Giải thích lý do cần thiết cho việc thay đổi vốn.
• Mức Độ Tăng/Giảm Vốn Điều Lệ: Xác định rõ mức tăng hoặc giảm cụ thể của vốn điều lệ.
• Tỷ Lệ Góp Vốn: Đối với công ty TNHH, cần nêu rõ tỷ lệ góp vốn của các thành viên sau khi thay đổi. Đối với công ty cổ phần, cần chỉ ra tỷ lệ sở hữu phần vốn của các cổ đông sau khi thay đổi.
  Phương Thức Góp Vốn: Nếu có sự tăng vốn điều lệ, doanh nghiệp cần nêu rõ phương thức góp vốn.
• Thời Hạn Thực Hiện: Đưa ra thời hạn cụ thể để thực hiện việc thay đổi vốn điều lệ.

Doanh nghiệp đang thua lỗ có được phép thay đổi vốn điều lệ không?

Doanh nghiệp đang thua lỗ vẫn có quyền thay đổi vốn điều lệ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Mức Giảm Vốn Pháp Định: Doanh nghiệp không được phép giảm vốn điều lệ xuống dưới mức vốn pháp định theo quy định.
• Kế Hoạch Tài Chính Cụ Thể: Cần có kế hoạch tài chính rõ ràng để đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính sau khi thay đổi vốn điều lệ.
• Ảnh Hưởng Đến Quyền Lợi Chủ Nợ: Việc thay đổi vốn điều lệ có thể tác động đến quyền lợi của các chủ nợ. Do đó, doanh nghiệp cần thông báo cho các chủ nợ về việc thay đổi này và đề nghị sự đồng ý của họ.

Thay đổi vốn điều lệ có ảnh hưởng gì đến việc tính thuế doanh nghiệp không?

Có, việc thay đổi vốn điều lệ có thể tác động đến việc tính thuế của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Doanh Nghiệp Tăng Vốn Điều Lệ: Khi doanh nghiệp tăng vốn điều lệ, doanh nghiệp có thể được khấu trừ khoản thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp trước đó tương ứng với phần vốn điều lệ tăng thêm.
• Doanh Nghiệp Giảm Vốn Điều Lệ: Ngược lại, nếu doanh nghiệp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản thu nhập phát sinh từ việc giảm vốn này.

Lời kết

Hy vọng những thông tin trên sẽ mang lại giá trị cho quý doanh nghiệp! Nếu cần thêm sự hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ với kế toán Vina qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn để đảm bảo rằng mọi thủ tục diễn ra một cách suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định.