Các thủ tục pháp lý khi thay đổi địa chỉ kinh doanh - Chi tiết nhất

Khi doanh nghiệp tiến hành mở rộng hoặc điều chỉnh chiến lược, việc cập nhật địa chỉ trên giấy phép kinh doanh trở nên cần thiết. Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp duy trì sự đồng bộ trong các tài liệu quản lý. Trong bài viết này, kế toán Vina sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các thủ tục cần thiết để thực hiện việc thay đổi địa chỉ kinh doanh, cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện việc cập nhật địa chỉ trên giấy phép kinh doanh.

Các trường hợp cần thay đổi địa chỉ kinh doanh

Việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là một thủ tục quan trọng khi doanh nghiệp chuyển địa điểm hoạt động. Điều này bao gồm việc di chuyển trong cùng quận/huyện, trong cùng tỉnh/thành phố, hoặc mở rộng sang tỉnh/thành phố khác. Thay đổi địa chỉ không chỉ giúp đảm bảo thông tin pháp lý luôn chính xác mà còn duy trì tính minh bạch trong quản lý và giao dịch.

Dưới đây là ba trường hợp phổ biến dẫn đến việc thay đổi địa chỉ:

• Thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện: Ví dụ, một cửa hàng thời trang nam tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, có thể chuyển từ đường Lê Thánh Tôn sang đường Cách Mạng Tháng 8 mà vẫn ở trong cùng quận.
• Di chuyển đến địa chỉ khác trong cùng tỉnh/thành phố: Một công ty dịch vụ IT tại Hà Nội có thể chuyển từ quận Cầu Giấy sang quận Hoàn Kiếm, đồng thời cần cập nhật giấy phép kinh doanh để phản ánh sự thay đổi này.
• Mở rộng hoặc chuyển sang tỉnh/thành phố khác: Ví dụ, nhà hàng Món Ngon Đà Nẵng quyết định mở thêm chi nhánh mới tại số 789 Đường E, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh. Đây là một bước quan trọng trong kế hoạch mở rộng quy mô.

Việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là điều cần thiết để phản ánh chính xác vị trí hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin pháp lý luôn đúng đắn và phù hợp với thực tế, đồng thời góp phần duy trì sự minh bạch trong các giao dịch và hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh trên giấy phép

Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở, việc tuân thủ quy định pháp luật là điều tối quan trọng. Theo Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra một cách thuận lợi và hợp pháp. Hồ sơ cần bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Đây là tài liệu chính thức thông báo về việc thay đổi địa chỉ.
• Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu: Tài liệu này xác nhận sự đồng ý của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ.
• Biên bản họp (nếu có): Nếu có cuộc họp để thảo luận về việc thay đổi này, biên bản cũng cần được đính kèm.
• Giấy ủy quyền (nếu cần): Trong trường hợp cần ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện thủ tục, giấy ủy quyền là cần thiết.

Hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh bao gồm các tài liệu sau:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh:Theo mẫu quy định của pháp luật.

Bản gốc giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.

Đối với việc thông báo chuyển trụ sở chính trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cần có:

• Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu chưa có mã số doanh nghiệp và mã số thuế).
• Địa chỉ trụ sở chính mới dự định chuyển đến.
• Họ, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh hoặc thành phố khác, thông báo cần có:

• Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu chưa có mã số doanh nghiệp và mã số thuế).
• Địa chỉ trụ sở chính mới dự định chuyển đến.
• Họ, tên, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ cá nhân hợp pháp khác, địa chỉ thường trú, và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm mới hoặc thực hiện qua mạng điện tử. Việc hoàn tất hồ sơ một cách chính xác sẽ giúp đảm bảo rằng quy trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.

Thủ tục pháp lý khi thay đổi địa chỉ kinh doanh

Trước khi tiến hành đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về thuế.

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất thủ tục kê khai và thông báo với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Trường hợp chuyển địa chỉ trong cùng tỉnh, thành phố:

• Doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã đăng ký. Sau khi nhận thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận và thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính cho doanh nghiệp.

Trường hợp chuyển địa chỉ sang tỉnh, thành phố khác:

• Doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự kiến đặt trụ sở mới. Sau khi tiếp nhận thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận, đăng ký việc chuyển đổi địa chỉ trụ sở chính và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
• Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi cấp lại Giấy chứng nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới có trách nhiệm gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp trước đó đã đăng ký.
• Khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải nộp lại bản chính của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ.

Cách thức thực hiện:

• Người sáng lập doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền có thể nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện nộp hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử.
• Quá trình này giúp đảm bảo rằng việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, đồng thời duy trì tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Thời hạn giải quyết và lệ phí thay đổi địa chỉ kinh doanh

Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, việc nắm rõ thời hạn giải quyết và lệ phí là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những thông tin chi tiết bạn cần biết.

Theo quy định hiện hành, lệ phí để thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là 200.000 đồng/lần, căn cứ theo Thông tư số 176/2012/TT-BTC. Doanh nghiệp cần nộp lệ phí này khi gửi hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Thời gian giải quyết hồ sơ thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho doanh nghiệp về lý do không hợp lệ và yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ cần thiết.

Trong thời gian 03 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới cho doanh nghiệp. Nếu việc thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cũng cần thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế theo quy định pháp luật.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh một cách thuận tiện, trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi địa điểm mới hoặc thực hiện qua mạng điện tử.

Việc nắm rõ những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho quá trình thay đổi địa chỉ, đảm bảo mọi thủ tục diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.

Mức phạt chậm thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh

Theo Khoản 2 Điều 30 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, khi công ty quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính, hồ sơ đăng ký thay đổi phải được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày chuyển đến địa chỉ mới.

Dựa trên quy định của Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, nếu công ty không thực hiện việc đăng ký thay đổi địa chỉ trong thời hạn quy định, sẽ phải đối mặt với xử phạt hành chính.

Ví dụ minh họa: Công ty X, có địa chỉ ban đầu tại số 123 đường Nguyễn Tri Phương, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh, đã chuyển đến địa chỉ mới tại số 456/1 đường Nguyễn Tri Phương vào ngày 10/12/2023. Theo quy định, Công ty phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ tại Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày, tức là trước ngày 20/12/2023.

Nếu Công ty X không thực hiện đúng hạn, sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định nêu trên. Mức phạt sẽ tăng dần theo thời gian quá hạn và có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể, Điều 44 của Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định rõ các mức phạt và biện pháp khắc phục đối với việc vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trong thời hạn quy định hoặc không đăng ký theo yêu cầu, cơ quan quản lý có quyền yêu cầu doanh nghiệp cập nhật thông tin theo quy định. Điều này bao gồm việc công bố địa chỉ mới và thực hiện đầy đủ các bước pháp lý cần thiết để khắc phục và giải quyết vấn đề.

Việc nắm rõ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rắc rối pháp lý mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ kinh doanh

Đổi địa chỉ kinh doanh khác quận/huyện, tỉnh có cần quyết toán thuế không?

Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế trước khi thay đổi địa chỉ, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm hoặc có lượng hóa đơn lớn. Điều này nhằm đảm bảo rằng mọi nghĩa vụ thuế đều được hoàn tất trước khi doanh nghiệp tiến hành chuyển địa điểm.

Ngược lại, đối với những doanh nghiệp mới thành lập hoặc có ít hóa đơn, khả năng bị yêu cầu quyết toán thuế thường thấp hơn. Việc này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi mà không gặp phải những rào cản pháp lý không cần thiết.

Doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế để làm rõ các yêu cầu cụ thể, từ đó đảm bảo mọi thủ tục đều được thực hiện đầy đủ và đúng hạn.

Doanh nghiệp có thời hạn bao lâu để thông báo thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh?

Các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mọi thay đổi liên quan đến hoạt động của mình trong vòng 10 ngày kể từ ngày xảy ra thay đổi. Sau khi nhận được hồ sơ thông báo, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong thời gian 3 ngày làm việc.

Quá trình này đảm bảo rằng mọi thông tin được cập nhật một cách chính xác và kịp thời, góp phần duy trì tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp nên chú ý thực hiện đúng hạn để tránh gặp phải rắc rối pháp lý không đáng có.

Trường hợp nào có thể tiếp tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp?

Theo Khoản 2 Điều 65 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, có một số trường hợp mà doanh nghiệp được phép tiếp tục đăng ký và thông báo thay đổi, bao gồm:

• Khắc phục vi phạm: Doanh nghiệp đã khắc phục các vi phạm và được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận.
• Quy trình giải thể: Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục giải thể và đã có văn bản giải trình cụ thể.
• Chấp thuận từ bên yêu cầu: Có sự chấp thuận bằng văn bản từ tổ chức hoặc cá nhân có liên quan.
• Chuyển trạng thái hoạt động: Doanh nghiệp chuyển từ trạng thái “Không còn hoạt động” sang “Đang hoạt động”.

Cách thay đổi tên địa điểm kinh doanh

Tên địa điểm kinh doanh là một yếu tố quan trọng được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh. Theo Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ (ban hành ngày 04/01/2021), doanh nghiệp có quyền thay đổi tên địa điểm kinh doanh của mình.

Để thực hiện việc thay đổi này, doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

• Thông báo thay đổi tên địa điểm kinh doanh: Theo mẫu chuẩn quy định.
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh hiện tại.
• Tên địa điểm kinh doanh mới: Phải đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại Điều 43 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.

Việc thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc thay đổi tên địa điểm kinh doanh, đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp lưu ý những gì khi thay đổi địa điểm đăng ký kinh doanh?

Khi thực hiện thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần chú ý đến những yêu cầu sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định: Đảm bảo tất cả các tài liệu cần thiết đều được chuẩn bị một cách chính xác.
2. Nộp hồ sơ đúng thời gian quy định: Hãy chắc chắn rằng hồ sơ được nộp trong khoảng thời gian đã quy định để tránh rắc rối pháp lý.
3. Đảm bảo nộp lệ phí theo yêu cầu: Thực hiện nghĩa vụ tài chính đầy đủ theo quy định.
4. Cập nhật địa chỉ kinh doanh trên các giấy tờ liên quan: Điều này giúp duy trì tính hợp lệ và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các điểm quan trọng sau:

• Thay đổi cơ quan thuế quản lý: Nếu việc thay đổi địa điểm dẫn đến sự thay đổi về cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục liên quan với cơ quan thuế mới theo quy định của pháp luật.
• Thay đổi địa điểm trong cùng tỉnh: Nếu địa điểm kinh doanh mới nằm trong cùng một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương, doanh nghiệp không cần phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục một cách suôn sẻ mà còn bảo đảm tuân thủ pháp luật một cách hiệu quả.

Lời kết

Trên đây là những thông tin tư vấn từ kế toán Vina, được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.Nếu bạn còn bất kỳ vướng mắc nào, hoặc cần thêm hỗ trợ pháp lý, xin vui lòng liên hệ qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn. Chúng tôi luôn sẵn sàng để giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Rất mong nhận được sự hợp tác từ bạn