Hướng dẫn thay đổi người đại diện pháp luật cần chuẩn bị gì?

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều cần chú trọng. Trong bài viết này, Kế toán Vina sẽ hướng dẫn quý vị hiểu rõ quy trình thực hiện, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác. Chúng tôi cam kết bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định.

Các trường hợp thay đổi người đại diện pháp luật

Theo Khoản 2 Điều 12 của Luật Doanh nghiệp 2020, các công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng và chức vụ của những người đại diện này được quy định cụ thể trong Điều lệ của công ty. Do đó, có thể xảy ra các trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật như sau:

• Thay đổi người đại diện hiện tại: Chuyển giao quyền đại diện từ người hiện tại sang một người mới.
• Bổ sung người đại diện mới: Thêm một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp.
• Loại bỏ người đại diện: Giảm số lượng người đại diện bằng cách loại bỏ một người hiện có.
• Thay đổi chức danh: Điều chỉnh chức danh của người đại diện theo pháp luật mà không thay đổi cá nhân đó.

Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật

Theo Khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau:

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của Đại hội đồng cổ đông.
• Biên bản họp về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Đại hội đồng cổ đông.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
• Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu Giấy phép kinh doanh chưa có số điện thoại).
• Giấy ủy quyền cho người thay doanh nghiệp thực hiện thủ tục (nếu có).
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
• Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu Giấy phép kinh doanh chưa có số điện thoại).
• Giấy ủy quyền cho người thay doanh nghiệp thực hiện thủ tục (nếu có).
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 2 thành viên trở lên

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của Hội đồng thành viên.
• Biên bản họp về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Hội đồng thành viên.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
• Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu Giấy phép kinh doanh chưa có số điện thoại).
• Giấy ủy quyền cho người thay doanh nghiệp thực hiện thủ tục (nếu có).
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.

Lưu ý quan trọng

Theo Khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm bổ sung thông tin còn thiếu về số điện thoại trong hồ sơ khi đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không cung cấp thông tin về số điện thoại, hồ sơ sẽ được coi là không hợp lệ.

Thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật

Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai cách:

• Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Cách 2: Nộp online qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Thời gian hoàn thành thủ tục: Khoảng từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy phép kinh doanh mới cho doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ nhận thông báo bằng văn bản yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ và nộp lại từ đầu.

Bước 4: Công bố thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi nhận được Giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp phải thông báo công khai về việc thay đổi người đại diện pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép kinh doanh (theo Điều 32, Luật Doanh nghiệp 2020).

Việc thực hiện đúng quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Các việc cần làm sau khi thay đổi người đại diện pháp luật

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục quan trọng để đảm bảo mọi thông tin được cập nhật chính xác:

• Đăng ký lại thông tin tại ngân hàng: Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin của chủ tài khoản tại ngân hàng, vì thông tin của người đại diện cũ vẫn còn lưu trữ trong hệ thống.
• Thay đổi thông tin chi nhánh hoặc văn phòng đại diện: Nếu người đại diện cũ là trưởng chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi để cập nhật thông tin cho phù hợp.
• Thông báo thay đổi đến các bên liên quan: Doanh nghiệp nên thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật đến khách hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm xã hội và các bên liên quan khác để đảm bảo tính minh bạch.
• Cập nhật các giấy phép kinh doanh: Nếu có giấy phép kinh doanh hoặc các giấy phép khác, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi để phù hợp với thông tin của người đại diện mới.
• Kê khai thuế TNCN: Trong trường hợp thay đổi người đại diện pháp luật đồng thời với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới, người đại diện cũ phải thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân và nộp thuế TNCN theo quy định.

Dịch vụ thay đổi người đại diện pháp luật của Kế toán Vina

Khi tự thực hiện các thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, nhiều doanh nghiệp thường cảm thấy lúng túng, không biết cách soạn thảo hồ sơ và giấy tờ theo đúng quy định. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn gây khó khăn trong việc đi lại. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, Kế toán Vina thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi làm thủ tục hành chính.

Để hỗ trợ doanh nghiệp, chúng tôi cung cấp dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật với mức phí trọn gói chỉ 1.000.000đ. Chúng tôi cam kết bàn giao Giấy phép kinh doanh mới tận nơi trong vòng 5 ngày làm việc.

• Tư vấn chi tiết: Cung cấp thông tin về điều kiện và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Soạn hồ sơ: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật và trình doanh nghiệp ký kết tận nơi.
• Thay mặt doanh nghiệp: Nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Bàn giao Giấy phép kinh doanh mới: Đảm bảo giao GPKD mới tận nơi cho doanh nghiệp.

Một số câu hỏi khi thay đổi người đại diện pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò là người đứng đầu doanh nghiệp, nắm giữ những vị trí quan trọng như Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, hoặc Tổng giám đốc. Với trách nhiệm lãnh đạo, họ không chỉ đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch pháp lý mà còn quyết định định hướng và chiến lược phát triển của công ty. Điều này khiến họ trở thành một phần không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần?

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các thành phần sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
• Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu Giấy phép kinh doanh chưa có số điện thoại).

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên?

Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các tài liệu quan trọng sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi.
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
• Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu Giấy phép kinh doanh chưa có số điện thoại).

Doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều này mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc tổ chức và quản lý, giúp đáp ứng tốt hơn các nhu cầu và thách thức trong hoạt động kinh doanh.

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan thuế?

Hiện nay, doanh nghiệp không cần làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm gửi các thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật tới cơ quan thuế mà không phải là doanh nghiệp.

Lời kết

Trên đây là các điều kiện và thủ tục cần thiết để thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và tránh những vấn đề phát sinh, bạn nên liên hệ kế toán Vina qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn để nhận sự hỗ trợ từ các luật sư có kinh nghiệm.