Hướng dẫn thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh

Trong bối cảnh nền kinh tế số phát triển mạnh mẽ, việc cập nhật giấy phép kinh doanh online trở thành một nhu cầu cấp thiết. Để thích ứng với những yêu cầu mới từ cơ quan quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần nắm vững các hồ sơ cần thiết cũng như quy trình chi tiết để thực hiện việc này một cách hiệu quả. Hãy cùng Kế toán Vina khám phá những thông tin thú vị qua bài viết dưới đây nhé!

Những trường hợp phải thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp có thể cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD) nhằm đáp ứng định hướng phát triển, mở rộng quy mô hoặc xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình hoạt động. Một số trường hợp thay đổi cụ thể mà doanh nghiệp có thể thực hiện bao gồm:

• Điều chỉnh tên công ty
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
• Thêm hoặc loại bỏ ngành nghề kinh doanh
• Tăng hoặc giảm vốn điều lệ
• Thay đổi thành viên hoặc chủ sở hữu
• Điều chỉnh người đại diện pháp luật
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
• Cập nhật thông tin căn cước công dân (CCCD) trên giấy phép kinh doanh

Hướng dẫn thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh

Hiện nay, thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian đáng kể. Dưới đây là các bước thực hiện thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh online mà Kế toán Vina đã tổng hợp:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh

Trước tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại đây.

Bước 2: Chọn hình thức đăng ký

Sau khi đăng nhập, hãy chọn hình thức đăng ký phù hợp, như đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp. Việc chọn đúng hình thức sẽ giúp hệ thống cung cấp các mẫu hồ sơ và hướng dẫn cần thiết, đảm bảo bạn thực hiện các bước tiếp theo một cách chính xác và hiệu quả.

Bước 3: Lựa chọn thông tin doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ để hệ thống tra cứu và hiển thị thông tin hiện tại trước khi tiếp tục.

Bước 4: Chọn loại thay đổi

Tại bước này, doanh nghiệp cần chỉ định mục thay đổi nội dung trên giấy phép đăng ký kinh doanh.

Bước 5: Gửi kèm tài liệu liên quan

Hãy tải lên các tài liệu và hồ sơ cần thiết cho việc thay đổi giấy phép kinh doanh dưới dạng bản scan có chữ ký.

Bước 6: Thanh toán và hoàn tất quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh

Sau khi tải tài liệu lên hệ thống, doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng toàn bộ thông tin đã nhập. Khi hồ sơ đảm bảo đầy đủ và chính xác, bạn tiến hành thanh toán trực tuyến để hoàn tất quy trình:

• Thanh toán bằng thẻ nội địa NAPAS: 101.000 VND
• Thanh toán bằng thẻ quốc tế VISA: Thường là 111.000 VND (tùy thuộc vào chính sách của ngân hàng)

Quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu công sức cho doanh nghiệp trong việc cập nhật giấy phép kinh doanh. Thay vì phải đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh, giờ đây doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quy trình một cách nhanh chóng và thuận tiện qua mạng.

Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh online

Trong môi trường kinh doanh năng động hiện nay, việc điều chỉnh thông tin trên giấy phép kinh doanh là điều không thể tránh khỏi. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh online không chỉ giúp doanh nghiệp cập nhật tên, địa chỉ và người đại diện mà còn đảm bảo tính pháp lý cần thiết để duy trì hoạt động hiệu quả.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ của trụ sở công ty

Việc điều chỉnh địa chỉ trụ sở công ty thường phức tạp hơn so với các thay đổi khác trong giấy phép kinh doanh. Mỗi trường hợp thay đổi địa chỉ yêu cầu một bộ hồ sơ riêng, dễ dẫn đến sai sót nếu không cẩn thận. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở được chia thành hai loại chính:

Trường hợp 1: Khi trụ sở công ty chuyển đến quận, huyện, tỉnh hoặc thành phố khác, yêu cầu thay đổi cơ quan thuế quản lý. Doanh nghiệp cần nộp các tài liệu sau:

• Tại cơ quan thuế cũ:
• Tờ khai điều chỉnh thông tin thuế.
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD).
• Tại cơ quan thuế mới:
• Văn bản đăng ký chuyển địa điểm nộp thuế.
• Bản sao công chứng giấy ĐKKD.

Trường hợp 2: Khi thay đổi địa chỉ trong cùng quận, huyện hoặc thành phố, không cần thay đổi cơ quan thuế. Hồ sơ bao gồm:

• Giấy thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ.
• Biên bản họp phê duyệt thay đổi trụ sở (tùy thuộc vào loại hình công ty).
• Giấy ủy quyền nếu công ty ủy thác cho bên thứ ba xử lý thủ tục.

Hồ sơ thay đổi tên công ty

Thủ tục thay đổi tên công ty là quy trình phổ biến, với hồ sơ khá đơn giản bao gồm:

• Giấy thông báo thay đổi tên doanh nghiệp, do người đại diện hợp pháp ký.
• Biên bản họp của ban lãnh đạo về quyết định thay đổi tên.
• Quyết định thay đổi tên công ty, do hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH từ 2 thành viên), đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) hoặc chủ sở hữu (đối với công ty một thành viên) ban hành.

Hồ sơ thay đổi các ngành nghề kinh doanh

Để bổ sung hoặc loại bỏ ngành nghề kinh doanh, công ty cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo mẫu Phụ lục II-1 thuộc Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Biên bản họp về thay đổi ngành nghề kinh doanh (áp dụng cho công ty TNHH và cổ phần).
• Quyết định thay đổi ngành nghề của hội đồng cổ đông hoặc ban lãnh đạo.

Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ

Khi thay đổi vốn điều lệ, công ty cần hoàn tất hồ sơ như sau:

• Cam kết đảm bảo thanh toán đầy đủ các nghĩa vụ tài sản và khoản nợ (nếu giảm vốn điều lệ).
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, ký bởi người đại diện hợp pháp (theo mẫu Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Quyết định của hội đồng thành viên về việc điều chỉnh vốn điều lệ (đối với công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên), kèm theo bản sao biên bản họp.
• Báo cáo tài chính mới nhất, cần thiết khi giảm vốn theo Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật của công ty

Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật, cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện pháp luật theo mẫu Phụ lục II-1. Người ra thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH).
• Bản sao giấy tờ cá nhân hợp lệ của người đại diện mới.
• Nghị quyết và biên bản họp về việc thay đổi người đại diện pháp luật của công ty.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các thay đổi một cách suôn sẻ mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Các thủ tục cần thực hiện sau khi đổi giấy phép kinh doanh

Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh bị thông báo yêu cầu sửa đổi

Khi hồ sơ chưa được phê duyệt và bạn nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, hãy thực hiện các bước sau:

• Xem xét kỹ thông báo: Đọc cẩn thận nội dung yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung để nắm rõ vấn đề cần khắc phục.
• Chuẩn bị lại hồ sơ: Hoàn thiện các tài liệu theo hướng dẫn từ cơ quan đăng ký kinh doanh, đảm bảo mọi thông tin được cập nhật chính xác.
• Nộp lại hồ sơ: Gửi lại hồ sơ đã chỉnh sửa qua hệ thống trực tuyến, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình.
• Theo dõi tiến độ: Thường xuyên kiểm tra trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống để không bỏ lỡ bất kỳ thông báo quan trọng nào.

Lưu ý khi nộp lại hồ sơ:

• Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo mọi thông tin đã được sửa chữa đúng và đầy đủ trước khi nộp lại.
• Liên hệ hỗ trợ: Nếu gặp khó khăn, đừng ngần ngại liên hệ ngay với cơ quan đăng ký kinh doanh để được hỗ trợ kịp thời.

Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh được phê duyệt

Khi hồ sơ được chấp thuận, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhận thông báo phê duyệt qua email. Bạn có thể đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương để nhận kết quả hoặc lựa chọn dịch vụ chuyển phát qua bưu điện theo hướng dẫn.

Bước 2 (nếu cần): Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin với các cơ quan và đối tác liên quan, bao gồm:

• Cơ quan thuế: Điều chỉnh thông tin doanh nghiệp trong hệ thống thuế để đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện chính xác.
• Ngân hàng: Thông báo và cập nhật thông tin tại ngân hàng để thuận tiện cho các giao dịch tài chính.
• Đối tác và khách hàng: Gửi thông báo về các thay đổi để duy trì mối quan hệ hợp tác kinh doanh.

Bước 3: Lưu giữ cẩn thận bản gốc và bản sao của các giấy tờ để sử dụng khi cần thiết.

Việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Các trường hợp doanh nghiệp không được thay đổi giấy phép kinh doanh

Không phải tất cả doanh nghiệp đều có quyền thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh. Dưới đây là những trường hợp không được phép đăng ký thay đổi giấy phép:

• Doanh nghiệp vi phạm pháp luật kinh doanh: Nếu doanh nghiệp đã nhận thông báo thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc có quyết định thu hồi từ Phòng Đăng ký kinh doanh, việc thay đổi giấy phép sẽ không được chấp thuận.
• Doanh nghiệp trong quá trình giải thể: Khi doanh nghiệp đang tiến hành giải thể theo quyết định của chủ sở hữu, hoặc theo yêu cầu của Tòa án hoặc cơ quan thi hành án, thì cũng không thể thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh.

Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi giấy phép kinh doanh online

Mức phạt chậm thông báo thay đổi giấy phép kinh doanh là bao nhiêu?

Theo Điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 VND đến 15.000.000 VND nếu thực hiện hành vi đăng ký thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh sau thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên. Quy định này nhằm khuyến khích doanh nghiệp tuân thủ thời hạn và đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.

Phí thay đổi giấy phép kinh doanh online là bao nhiêu?

Khi tiến hành đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh, bạn sẽ cần nộp một khoản phí cụ thể: phí thay đổi giấy phép kinh doanh là 50.000 VND cho mỗi hồ sơ, cùng với phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 300.000 VND cho mỗi hồ sơ. Những khoản phí này đảm bảo quy trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.

Thời gian thay đổi giấy phép kinh doanh online là bao lâu?

Quá trình thay đổi giấy phép kinh doanh trực tuyến thường mất từ 3 đến 5 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại thay đổi và thời gian xử lý của cơ quan đăng ký kinh doanh.

• Nộp hồ sơ trực tuyến: Bạn chỉ mất vài phút để hoàn tất việc nộp hồ sơ trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Thời gian xét duyệt hồ sơ: Sau khi nộp, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và phản hồi trong khoảng 1 đến 3 ngày làm việc.
• Nhận kết quả: Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy phép kinh doanh mới trong khoảng 1 đến 2 ngày tiếp theo.
  
  

Lưu ý: Thời gian xử lý có thể kéo dài nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc sửa đổi do thiếu thông tin. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ một cách kỹ lưỡng trước khi nộp sẽ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi.

Thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh online có cần làm lại con dấu không?

Khi thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh, việc có cần khắc lại con dấu hay không phụ thuộc vào loại thay đổi. Nếu thông tin thay đổi ảnh hưởng đến nội dung trên con dấu hiện tại, chẳng hạn như tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở chính, bạn sẽ cần phải khắc lại con dấu. Ngược lại, nếu thay đổi không liên quan đến thông tin trên con dấu, bạn không cần thực hiện việc này.

Lời kết

Dựa trên những thông tin mà Kế toán Vina đã cung cấp về quy định và thủ tục cần thiết để thay đổi giấy phép kinh doanh, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tận tình. Chúng tôi cam kết giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện các thủ tục một cách chính xác và nhanh chóng.