Việc thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh (đăng ký doanh nghiệp) là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp có sự thay đổi về tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn, người đại diện pháp luật, thành viên góp vốn… Theo quy định, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục này trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Đối với các startup mới thành lập tại Sóc Trăng, cần đặc biệt lưu ý quy trình, hồ sơ và các yêu cầu pháp lý để tránh sai sót. Bài viết này của kế toán Vina sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, kèm theo điều kiện, thời gian xử lý, chi phí và những lưu ý quan trọng nhằm giúp startup thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh một cách thuận lợi.
- Doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp: Công ty phải đang có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (giấy phép kinh doanh) hợp lệ, còn hiệu lực và không trong tình trạng bị thu hồi hoặc giải thể. Nếu doanh nghiệp đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo vi phạm thuộc trường hợp bị thu hồi, hoặc đang trong quá trình giải thể theo quyết định, sẽ không được đăng ký thay đổi thông tin .
- Thực hiện đúng thẩm quyền: Việc quyết định thay đổi phải do người có thẩm quyền thực hiện. Cụ thể, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp ký hồ sơ thay đổi; trường hợp ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ thì phải có giấy ủy quyền hợp lệ. Điều này đảm bảo việc thay đổi được thực hiện đúng pháp luật và được cơ quan đăng ký chấp nhận.
- Tuân thủ thời hạn và quy định pháp luật: Startup cần tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Mọi thay đổi phải được thông báo trong vòng 10 ngày như nêu trên để tránh bị xử phạt hành chính. Ngoài ra, doanh nghiệp mới phải đảm bảo đã hoàn thành các nghĩa vụ ban đầu (như góp đủ vốn trong thời hạn quy định) trước khi thực hiện một số thay đổi nhất định. Ví dụ, không được giảm vốn điều lệ trong 2 năm đầu hoạt động trừ trường hợp đặc biệt; doanh nghiệp chỉ được giảm vốn sau ít nhất 02 năm kể từ ngày đăng ký nếu đáp ứng điều kiện luật định.
- Điều kiện riêng cho từng loại thay đổi: Một số nội dung thay đổi có yêu cầu riêng. Ví dụ:
- Thay đổi tên doanh nghiệp: Tên mới không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã đăng ký.
- Thay đổi trụ sở chính: Địa chỉ mới phải hợp pháp, cụ thể (số nhà, đường, xã/phường, quận/huyện…) và không là căn hộ chung cư chỉ dùng để ở (để không vi phạm quy định về đặt trụ sở). Nếu chuyển trụ sở sang tỉnh khác, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở cũ trước khi đăng ký thay đổi.
- Bổ sung ngành nghề: Doanh nghiệp phải mã hóa ngành nghề theo hệ thống mã ngành hiện hành (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg) và đáp ứng điều kiện đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện (nếu có).
- Thay đổi vốn điều lệ: Nếu tăng vốn, cần đảm bảo góp thêm vốn đúng quy định (nên thực hiện qua tài khoản ngân hàng của công ty để minh bạch) và lưu ý cập nhật mức thuế môn bài (thuế môn bài có thể tăng nếu vốn tăng vượt ngưỡng). Nếu giảm vốn, như đã nêu, chỉ thực hiện khi đủ điều kiện (đã hoạt động trên 2 năm và đảm bảo thanh toán đủ các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản).
- Thay đổi thành viên/cổ đông: Nếu công ty TNHH một thành viên muốn thêm thành viên góp vốn, cần chuyển đổi loại hình sang công ty TNHH hai thành viên trở lên (hồ sơ thay đổi kèm điều lệ mới). Trường hợp chuyển nhượng vốn trong công ty TNHH hoặc cổ phần trong công ty cổ phần, phải tuân thủ quy định về kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho bên chuyển nhượng, dù việc chuyển nhượng cổ phần phổ thông không bắt buộc đăng ký tại Phòng ĐKKD (trừ cổ đông sáng lập chưa thanh toán đủ cổ phần).
Tóm lại, startup mới thành lập cần đảm bảo công ty đang ở trạng thái hoạt động bình thường, tuân thủ pháp luật, và xem xét kỹ các yêu cầu riêng của nội dung dự định thay đổi trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ tùy thuộc vào nội dung thay đổi cụ thể, nhưng thường bao gồm các tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định: Đây là biểu mẫu do Bộ KH-ĐT ban hành. Hiện nay, mẫu Phụ lục II-1 (Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp) được sử dụng cho hầu hết các thay đổi về tên, địa chỉ, ngành nghề, người đại diện, vốn, thông tin thuế... . Trường hợp thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên dùng mẫu Phụ lục II-4, thay đổi thành viên góp vốn công ty TNHH hai thành viên dùng mẫu Phụ lục I-6, tăng vốn điều lệ công ty cổ phần dùng mẫu Phụ lục I-7... . (Startup có thể nhờ Phòng ĐKKD Sóc Trăng hoặc tra cứu trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp để lấy mẫu chính xác cho nội dung mình cần thay đổi.)
- Quyết định bằng văn bản về việc thay đổi của doanh nghiệp: Do chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông tùy loại hình doanh nghiệp phê duyệt. Ví dụ, công ty TNHH một thành viên lập Quyết định của Chủ sở hữu công ty; công ty TNHH hai thành viên lập Quyết định của Hội đồng thành viên; công ty cổ phần có Quyết định của Hội đồng quản trị (nếu được ủy quyền) hoặc biên bản họp và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền. Quyết định/biên bản phải nêu rõ nội dung thay đổi và được ký xác nhận theo quy định (chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc các thành viên đồng ý...).
- Biên bản họp về việc thay đổi (đối với công ty có nhiều thành viên/cổ đông): Kèm theo quyết định ở trên, biên bản họp của Hội đồng thành viên (công ty TNHH 2 thành viên) hoặc biên bản họp Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần) được lập để thông qua nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh. Biên bản cần ghi đầy đủ số thành viên/cổ đông tham dự, tỷ lệ biểu quyết thông qua... theo đúng luật.
- Tài liệu chứng thực cá nhân (bản sao công chứng/chứng thực) của người có thay đổi, nếu có: Áp dụng khi thay đổi những thông tin liên quan đến cá nhân. Ví dụ: Thay đổi người đại diện theo pháp luật – cần bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện mới; thêm thành viên góp vốn – cần CMND/CCCD/hộ chiếu của thành viên mới; chuyển nhượng cổ phần/phần vốn – bên nhận chuyển nhượng cung cấp giấy tờ cá nhân; thay đổi cổ đông sáng lập chưa góp vốn – giấy tờ cá nhân của cổ đông thay thế... Các giấy tờ này phải còn hiệu lực và thường được yêu cầu sao y công chứng không quá 6 tháng.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao): Một số nơi yêu cầu nộp kèm bản sao GCN đăng ký doanh nghiệp hiện tại. Tại Sóc Trăng, khi nộp hồ sơ trực tiếp, doanh nghiệp có thể cần xuất trình bản chính để đối chiếu. Nếu nộp online thì thông tin đã có trên hệ thống nên không cần đính kèm bản scan giấy phép cũ (trừ trường hợp đặc thù).
- Giấy tờ liên quan khác tùy nội dung thay đổi:
- Thay đổi trụ sở khác tỉnh: cần Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế do cơ quan thuế cấp (sau khi quyết toán tại địa phương cũ).
- Thay đổi ngành nghề kinh doanh có điều kiện: có thể cần văn bản xác nhận đủ điều kiện (nếu luật chuyên ngành yêu cầu khi đăng ký, chẳng hạn chứng chỉ hành nghề của Giám đốc đối với ngành nghề yêu cầu chứng chỉ).
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp: nộp kèm Điều lệ công ty sửa đổi phù hợp loại hình mới
- Thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên: hồ sơ chuyển nhượng/tặng cho vốn, hoặc giấy tờ thừa kế… kèm theo để chứng minh quyền sở hữu mới.
- Giấy ủy quyền: Nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ, cần Giấy ủy quyền cho người được ủy quyền thực hiện thủ tục (kèm giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền)
Lưu ý: Tất cả giấy tờ trong hồ sơ nên được đóng dấu treo và chữ ký của người đại diện trên các trang (nếu nộp bản giấy) theo hướng dẫn của Phòng ĐKKD. Hồ sơ soạn thảo xong nên kiểm tra kỹ thông tin (tên, mã số doanh nghiệp, nội dung thay đổi, ngày tháng...) để tránh sai sót dẫn đến phải bổ sung, sửa đổi.
Startup sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ tiến hành nộp và xử lý thủ tục theo các bước sau:
Bước 1: Xác định và phê duyệt nội dung thay đổi – Doanh nghiệp xác định rõ nội dung cần thay đổi và đảm bảo đã thực hiện đúng các yêu cầu nội bộ: thông qua quyết định/họp như đề cập ở trên. Đây là khâu chuẩn bị mang tính quyết định, giúp hồ sơ đầy đủ và đúng thẩm quyền. Ví dụ, nếu thay đổi nhiều nội dung (địa chỉ, vốn, ngành nghề...), nên liệt kê tất cả trong cùng một hồ sơ để thực hiện một lần. Sau đó, lập các quyết định, biên bản họp tương ứng để phê duyệt toàn bộ nội dung thay đổi.
Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ thay đổi – Hoàn thiện bộ hồ sơ giấy tờ đã nêu: điền các mẫu thông báo thay đổi, đính kèm phụ lục phù hợp cho từng nội dung thay đổi (theo mẫu Phụ lục II-1, II-4, I-6, I-7...), kèm quyết định, biên bản họp, giấy tờ liên quan. Người đại diện theo pháp luật ký tên đóng dấu vào Thông báo thay đổi và các văn bản cần thiết. Nếu có giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ thì doanh nghiệp cũng ký giấy ủy quyền này. Trong bước này, hãy đảm bảo hồ sơ không thiếu sót chữ ký, con dấu, thông tin thống nhất giữa các biểu mẫu.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh – Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh Sóc Trăng (nơi đặt trụ sở chính). Hiện nay có hai cách nộp: trực tiếp hoặc trực tuyến.
- Nộp trực tiếp: Đến trực tiếp Bộ phận một cửa/Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Sóc Trăng để nộp 01 bộ hồ sơ giấy. Trường hợp doanh nghiệp đã thống nhất mã số thuế và mã số doanh nghiệp (hầu hết hiện nay), Phòng ĐKKD có thể khuyến khích nộp online; nhưng nếu hồ sơ phức tạp, doanh nghiệp vẫn có thể nộp trực tiếp. Khi nhận hồ sơ, Phòng ĐKKD sẽ cấp biên nhận và kiểm tra tính hợp lệ.
- Nộp trực tuyến: Khuyến khích thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số để nộp hồ sơ online. Tại một số thành phố lớn (Hà Nội, TP.HCM) hiện bắt buộc nộp online 100%, nhưng tại Sóc Trăng, doanh nghiệp có thể tự chọn hình thức thuận tiện. Khi nộp online, scan/pdf toàn bộ hồ sơ và gửi qua hệ thống, đồng thời thanh toán lệ phí trực tuyến. Kết quả sẽ được gửi điện tử và bản giấy (nếu có) gửi qua bưu điện về trụ sở doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp lệ phí và nhận kết quả – Khi nộp hồ sơ (dù trực tiếp hay trực tuyến), doanh nghiệp phải nộp lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp theo quy định (thường là 100.000 đồng). Nếu nộp trực tiếp có thể đóng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn của cán bộ; nộp online sẽ thanh toán điện tử. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng ĐKKD sẽ cập nhật thay đổi vào Cơ sở dữ liệu quốc gia và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới phản ánh nội dung thay đổi, hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (tùy trường hợp). Kết quả này có giá trị pháp lý tương đương giấy phép kinh doanh đã điều chỉnh. Startup có thể nhận kết quả trực tiếp tại Phòng ĐKKD hoặc qua bưu điện (nếu đăng ký nhận qua bưu điện).
Bước 5: Thực hiện sau thay đổi – Sau khi có giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp cần thực hiện một số việc tiếp theo:
- Khắc lại con dấu (nếu cần): Theo luật hiện hành, doanh nghiệp tự quản lý con dấu, không cần thông báo mẫu dấu. Tuy nhiên, nếu thay đổi tên, loại hình, hoặc địa chỉ trụ sở khác tỉnh (những nội dung thường thể hiện trên con dấu), doanh nghiệp nên tiến hành khắc con dấu mới cho phù hợp. Chi phí khắc dấu mới khoảng 200.000 đồng . Trường hợp thay đổi khác (vd: vốn, ngành nghề) không ảnh hưởng đến con dấu thì không cần làm mới.
- Cập nhật thông tin với các cơ quan liên quan: Thông báo với cơ quan thuế quản lý về nội dung thay đổi (đặc biệt khi thay đổi địa chỉ, người đại diện, hoặc vốn ảnh hưởng bậc thuế môn bài). Nếu doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn hoặc chữ ký số, cần cập nhật thông tin mới (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu đổi) với cơ quan thuế và nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.
- Thông báo cho đối tác, ngân hàng: Thông tin thay đổi (nhất là tên công ty, địa chỉ, người đại diện) cần được thông báo tới ngân hàng nơi mở tài khoản, khách hàng, đối tác, để cập nhật hồ sơ giao dịch. Ngân hàng thường yêu cầu bản sao GCN đăng ký doanh nghiệp mới để thay đổi thông tin tài khoản.
- Điều chỉnh nội dung trên các giấy phép liên quan: Nếu startup có các giấy phép con (giấy phép đủ điều kiện kinh doanh, giấy phép con khác...) hoặc đã đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, tên miền website trùng với tên cũ, thì sau khi đổi tên hoặc địa chỉ cũng cần làm thủ tục điều chỉnh tương ứng để các giấy tờ đồng bộ thông tin.
- Thời gian xử lý theo luật: Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh phải xử lý hồ sơ thay đổi trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ . Thực tế tại Sóc Trăng, thời gian cấp giấy phép mới thường khoảng 3–4 ngày làm việc kể từ ngày nộp (không tính thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ).
- Thời gian thực tế có thể dài hơn: Mặc dù luật định 3 ngày, nhưng startup nên chủ động dự trù khoảng 5–7 ngày làm việc cho việc hoàn tất thủ tục. Lý do là:
- Bổ sung, sửa đổi hồ sơ: Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung, khi đó doanh nghiệp phải điều chỉnh và nộp lại, thời gian xử lý sẽ tính lại từ đầu (thêm vài ngày). Việc này thường xảy ra nếu thông tin chưa chính xác hoặc thiếu giấy tờ, chữ ký.
- Quá trình gửi nhận hồ sơ: Khi nộp trực tuyến, có thể mất thêm thời gian chờ đối chiếu hồ sơ gốc qua đường bưu điện. Tương tự, nhận kết quả qua bưu điện sẽ chậm hơn so với nhận trực tiếp (thêm 1-2 ngày chuyển phát).
- Khối lượng hồ sơ tại cơ quan: Vào thời điểm doanh nghiệp đăng ký nhiều (cuối năm, sau Tết...) cơ quan đăng ký có thể quá tải, thời gian xử lý có thể nhích hơn so với thường lệ. Tuy nhiên, việc chậm trễ nếu có thường không nhiều nếu hồ sơ đầy đủ.
- Các yếu tố đặc thù khác:
- Nếu thay đổi địa chỉ khác tỉnh, phải hoàn thành nghĩa vụ thuế tại tỉnh cũ trước, thời gian quyết toán thuế có thể kéo dài (vài ngày đến vài tuần tùy cơ quan thuế) và doanh nghiệp chỉ có thể nộp hồ sơ thay đổi sau khi có xác nhận. Điều này ảnh hưởng lớn đến tổng thời gian thực hiện thủ tục.
- Nếu thay đổi có yếu tố nhà đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp FDI có thể phải điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước hoặc song song, dẫn đến quy trình phức tạp hơn và lâu hơn so với doanh nghiệp trong nước thông thường.
- Đối với startup mới, thông thường các thay đổi ban đầu (bổ sung ngành nghề, thay đổi trụ sở trong tỉnh, tăng vốn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh…) ít gặp vướng mắc, nên thời gian 3-5 ngày làm việc là tương đối đủ. Doanh nghiệp nên theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên Cổng thông tin hoặc qua email thông báo của Phòng ĐKKD để biết kết quả sớm và bổ sung kịp thời nếu có yêu cầu.
Tóm lại: Hãy nộp hồ sơ càng sớm càng tốt sau khi có quyết định thay đổi. Tránh nộp sát hạn 10 ngày vì nếu hồ sơ bị trả về cần sửa, bạn có thể vô tình vi phạm quá hạn. Chủ động tính toán các bước và hỏi trước Phòng ĐKKD nếu chưa rõ để chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian.
Việc đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh tại Sóc Trăng phải nộp một số khoản lệ phí nhà nước nhất định. Hiện tại, mức phí tuân theo quy định chung trên cả nước:
- Lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp: Đây là phí bắt buộc cho mỗi lần thay đổi đăng ký doanh nghiệp, dùng để đăng thông tin thay đổi lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mức phí là 100.000 VNĐ/lần. Phòng ĐKKD chỉ xử lý hồ sơ khi doanh nghiệp đã nộp đủ lệ phí này. (Trường hợp nộp online, hệ thống sẽ yêu cầu nộp phí trực tuyến; nộp trực tiếp thì đóng tại quầy khi nộp hồ sơ).
- Lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí này là 50.000 VNĐ cho mỗi lần cấp đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, Hiện nay Nhà nước miễn lệ phí 50.000 VNĐ này nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ online (khuyến khích thủ tục điện tử). Nếu nộp trực tiếp tại Sóc Trăng, tùy quy định thực tế, doanh nghiệp có thể phải nộp 50.000 VNĐ tiền lệ phí hồ sơ. Nhiều trường hợp Phòng ĐKKD gộp chung khoản này vào lệ phí công bố thông tin hoặc thu riêng khi cấp giấy phép mới. Startup nên chuẩn bị khoản phí nhỏ này khi đi nộp hồ sơ trực tiếp (hỏi cán bộ tiếp nhận để đóng đúng yêu cầu).
- Chi phí khắc con dấu mới (nếu có): Như đề cập, nếu thay đổi thông tin phải đổi con dấu, doanh nghiệp tự chi trả phí khắc dấu tại đơn vị khắc dấu. Chi phí thị trường khoảng 200.000 VNĐ cho một con dấu tròn doanh nghiệp . Đây không phải lệ phí nhà nước mà là chi phí dịch vụ bên ngoài.
- Các chi phí khác: Việc thay đổi đăng ký doanh nghiệp nhìn chung không đòi hỏi thêm chi phí nào đáng kể khác từ cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn luật hoặc dịch vụ làm hồ sơ trọn gói, sẽ phát sinh thù lao dịch vụ theo thỏa thuận (ví dụ dịch vụ của công ty luật, kế toán thường từ vài trăm nghìn đến hơn một triệu đồng tùy nội dung thay đổi). Chi phí này không bắt buộc và không do cơ quan nhà nước quy định, nên startup có thể tự làm để tiết kiệm.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên cập nhật các quy định mới nhất về phí, lệ phí. Mức phí 100.000 VNĐ công bố thông tin thường cố định nhiều năm nay, nhưng chính sách miễn lệ phí nộp online có thể thay đổi theo quyết định của Chính phủ. Trước khi nộp hồ sơ, có thể liên hệ trực tiếp Phòng ĐKKD Sóc Trăng hoặc tra cứu trên Cổng thông tin để biết chính xác những khoản phí phải nộp. Chuẩn bị sẵn kinh phí giúp quá trình nộp hồ sơ suôn sẻ, tránh trường hợp thiếu phí phải nộp bổ sung gây kéo dài thời gian.
Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh khá nhiều bước và yêu cầu chặt chẽ về hồ sơ. Đặc biệt với startup mới thành lập, chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc với cơ quan hành chính, cần lưu ý các điểm sau để tránh sai sót:
- Kiểm tra kỹ tính chính xác của hồ sơ trước khi nộp: Đảm bảo thông tin ghi trên các biểu mẫu hoàn toàn chính xác so với đăng ký hiện tại và nội dung thay đổi. Các lỗi thường gặp gồm: sai chính tả tên công ty, mã số thuế, địa chỉ; điền không đúng mẫu biểu; thiếu chữ ký của người đại diện hoặc dấu công ty trên văn bản; đính kèm thiếu giấy tờ phụ lục. Một lỗi nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả về yêu cầu sửa đổi. Do đó, hãy rà soát toàn bộ hồ sơ hoặc nhờ người có kinh nghiệm kiểm tra giúp trước khi nộp.
- Đáp ứng đúng các yêu cầu pháp lý cho nội dung thay đổi: Như đã đề cập ở phần điều kiện, startup cần chắc chắn tuân thủ quy định cụ thể cho từng thay đổi:
- Đổi tên công ty: Tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia để chắc chắn tên mới không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác. Nên chuẩn bị 2-3 phương án tên phòng trường hợp tên dự kiến không được chấp nhận.
- Đổi địa chỉ trụ sở: Kiểm tra xem địa chỉ mới có hợp lệ không (địa chỉ rõ ràng, có thể liên lạc, không phải căn hộ chung cư để ở nếu đặt trụ sở). Nếu chuyển sang huyện/thành phố khác trong tỉnh, cần cập nhật mã số thuế địa bàn (Phòng ĐKKD sẽ hướng dẫn). Nếu chuyển sang tỉnh khác, nhớ hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế cũ trước.
- Bổ sung ngành nghề: Sử dụng hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg) để ghi ngành nghề đúng mã. Nếu ngành nghề mới yêu cầu điều kiện (vốn pháp định, chứng chỉ...), cần đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng và ghi chú chi tiết kèm theo (ví dụ ngành nghề kinh doanh bất động sản yêu cầu vốn pháp định 20 tỷ - doanh nghiệp phải tăng vốn trước khi đăng ký bổ sung ngành này).
- Thay đổi vốn điều lệ: Nếu tăng, sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp cần góp đủ phần vốn tăng thêm và điều chỉnh mức thuế môn bài (nếu vốn vượt mốc 10 tỷ đồng, thuế môn bài năm sau sẽ tăng). Nếu giảm, phải đảm bảo các điều kiện về thời gian và thanh toán nợ như đã nêu, đồng thời không làm vốn điều lệ giảm xuống thấp hơn mức vốn pháp định (nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có quy định vốn tối thiểu).
- Thay đổi thành viên/cổ đông: Tuân thủ quy định về chuyển nhượng vốn: lập hợp đồng chuyển nhượng, biên bản thanh lý, và kê khai thuế thu nhập cá nhân cho bên chuyển nhượng. Đối với công ty TNHH, việc thay đổi thành viên phải đăng ký với Phòng ĐKKD trong 10 ngày; đối với công ty cổ phần, chuyển nhượng cổ phần phổ thông không cần đăng ký nhưng nếu dẫn đến thay đổi thông tin cổ đông sáng lập hoặc cổ đông nước ngoài thì phải thông báo Phòng ĐKKD. Các bên liên quan nên hoàn thành nghĩa vụ thuế để tránh vướng mắc pháp lý sau này.
- Tránh những lỗi dẫn đến hồ sơ bị từ chối: Một số nguyên nhân phổ biến khiến Phòng ĐKKD từ chối hoặc yêu cầu sửa hồ sơ gồm: tên doanh nghiệp vi phạm (trùng, tên xấu, có từ ngữ cấm), địa chỉ không tồn tại hoặc không được phép đặt trụ sở, ngành nghề không ghi đúng mã, hồ sơ thiếu chữ ký, thiếu giấy tờ như quyết định hoặc biên bản họp, sử dụng mẫu đơn cũ không còn hiệu lực, nộp sai nơi có thẩm quyền... Để tránh, startup nên tham khảo kỹ hướng dẫn trên trang web của Sở KH-ĐT Sóc Trăng hoặc tư vấn từ luật sư. Luôn sử dụng biểu mẫu mới nhất ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT để soạn hồ sơ.
- Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ: Sau khi nộp, hãy thường xuyên kiểm tra email, điện thoại (theo thông tin liên hệ đã điền trong hồ sơ) hoặc tra cứu tình trạng hồ sơ trên Cổng dịch vụ công. Nếu có thông báo bổ sung, chỉnh sửa, doanh nghiệp cần thực hiện ngay. Việc chậm phản hồi có thể làm quá trình kéo dài. Chủ động liên hệ Phòng ĐKKD nếu quá thời hạn mà chưa nhận được phản hồi.
- Hậu quả khi không thực hiện đúng thủ tục: Nếu doanh nghiệp không đăng ký thay đổi kịp thời, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Mức phạt tùy thời gian chậm trễ và mức độ vi phạm, có thể lên đến hàng chục triệu đồng nếu để quá lâu không thông báo. Ngoài ra, việc không cập nhật thay đổi sẽ làm các giấy tờ pháp lý của công ty không thống nhất, gây khó khăn trong giao dịch kinh doanh (ví dụ: hợp đồng ký nhưng con dấu và tên không khớp giấy phép, sẽ không được chấp nhận; mở tài khoản ngân hàng mới hay vay vốn cũng bị từ chối nếu thông tin không cập nhật). Do đó, startup cần coi trọng thủ tục này như một phần của quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp.
Thay đổi giấy phép kinh doanh là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp pháp lý hóa những biến động trong hoạt động. Với các startup, việc nắm rõ quy trình và chuẩn bị chu đáo sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như tránh được rủi ro pháp lý. Hãy luôn ưu tiên cập nhật kiến thức từ các nguồn chính thống (công bố của Sở KH-ĐT, cổng thông tin doanh nghiệp) và đừng ngần ngại tham khảo ý kiến chuyên gia khi cần thiết. Thực hiện đúng và đủ các bước nêu trên, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nhận được kết quả mong muốn và tiếp tục vận hành thuận lợi trong chặng đường kinh doanh sắp tới.
