Cách xử lý khi mất hoặc làm hỏng con dấu cho doanh nghiệp

Con dấu là một biểu tượng quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức, thể hiện tính hợp pháp và uy tín trong các giao dịch. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, có thể xảy ra tình huống con dấu bị hư hỏng hoặc mất mát. Vậy, bạn nên xử lý như thế nào khi gặp phải vấn đề này? Bài viết dưới đây của kế toán Vina sẽ hướng dẫn bạn các bước giải quyết cho từng trường hợp cụ thể. Hãy cùng theo dõi để nắm rõ cách thức xử lý hiệu quả!

Khi con dấu bị mất cần làm gì ?

Khi doanh nghiệp không may bị mất con dấu, cần thực hiện các bước sau đây để xử lý hiệu quả:

Thông báo với cơ quan chủ quản: Doanh nghiệp nên ngay lập tức thông báo sự việc mất con dấu cho cơ quan chủ quản, chẳng hạn như cơ quan công an, để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.

Lập văn bản báo cáo: Doanh nghiệp cần chuẩn bị một văn bản báo cáo, trong đó ghi rõ lý do mất con dấu cùng các thông tin liên quan. Văn bản này cần được ký xác nhận bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp để có giá trị pháp lý.

Nộp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu: Doanh nghiệp cần nộp “giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu” cho cơ quan công an quản lý, nhằm thông báo về việc mất và yêu cầu cấp lại con dấu.

Thực hiện thủ tục cấp lại con dấu: Tùy thuộc vào quy định của từng địa phương, doanh nghiệp có thể cần thực hiện các bước sau:

• Nếu con dấu trước đây được cấp phép bởi cơ quan trung ương (trước ngày 01/07/2015), doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục cấp lại tại Cục Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội, thuộc Bộ Công an.
• Nếu con dấu do địa phương cấp phép (trước hoặc sau ngày 01/07/2015), doanh nghiệp cần liên hệ với Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội tại tỉnh/thành phố nơi có trụ sở chính.
• Sau ngày 01/07/2015, doanh nghiệp cần đến Cơ sở khắc dấu và nộp hồ sơ cấp lại con dấu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của thành phố.

Quy định về cấp lại con dấu công ty

Theo Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 có quyền tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp mà không cần thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp quyết định làm thêm con dấu hoặc thay đổi màu mực dấu, thì phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định hiện hành về đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới, theo quy định của Nghị định này, doanh nghiệp cần nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận. Cơ quan công an sẽ cấp giấy biên nhận xác nhận đã nhận lại con dấu khi tiếp nhận.

Nếu doanh nghiệp bị mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, doanh nghiệp vẫn được phép làm con dấu mới theo quy định. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo về việc mất con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận.

Ngoài ra, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi có trụ sở chính để công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp.
• Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu.
• Hủy mẫu con dấu.

Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu sẽ được thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Cách xử lý khi mất hoặc làm hỏng con dấu

Khi doanh nghiệp gặp phải tình huống mất hoặc hư hỏng con dấu, quy trình xử lý sẽ được tiến hành theo các bước cụ thể như sau:

Cách xử lý khi mất con dấu

Bước 1: Thông báo mất con dấu

Doanh nghiệp cần ngay lập tức thông báo về việc mất con dấu đến cơ quan công an đã cấp con dấu. Thông báo phải được gửi bằng văn bản trong vòng 2 ngày kể từ khi phát hiện mất. Văn bản thông báo cần kèm theo giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp.

Bước 2: Liên hệ với cơ sở khắc dấu

Sau khi báo cáo mất con dấu, doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ sở khắc dấu để làm con dấu mới theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về số lượng, nội dung và hình thức con dấu mà không cần thông báo mẫu dấu mới trước khi sử dụng.

Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu

Bước 1: Trả lại con dấu hỏng

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục trả lại con dấu hỏng cho cơ quan công an nơi đã cấp con dấu. Hồ sơ trả lại bao gồm công văn thông báo việc trả lại, bản sao Đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập, bản chính giấy chứng nhận mẫu dấu, và giấy giới thiệu cho người thực hiện thủ tục.

Bước 2: Làm con dấu mới

Sau khi trả lại con dấu hỏng, doanh nghiệp sẽ tiếp tục liên hệ với cơ sở khắc dấu để tiến hành làm con dấu mới.

Trường hợp 1: Bị mất con dấu do cơ quan công an cấp

Nếu con dấu bị mất do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Thông báo mất con dấu: Liên hệ với cơ quan công an nơi đã cấp con dấu để thông báo về việc mất con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu.
• Khắc con dấu mới: Doanh nghiệp sẽ tiến hành khắc con dấu mới và công bố mẫu dấu mới đến Phòng đăng ký kinh doanh, ghi chú "mất dấu" ở cột “Mẫu con dấu cũ”.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất con dấu, sẽ phải chịu mức phạt từ 2.000.000 đến 3.000.000 đồng.

Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu: Theo quy định, hồ sơ cần có:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp.
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã cấp trước đó

Trường hợp 2: Cách xử lý khi mất con dấu tự đăng ký

Nếu doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015, việc quản lý con dấu do doanh nghiệp tự thực hiện. Cách xử lý khi mất con dấu là:

• Khắc con dấu thay thế: Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng mẫu con dấu đã mất, có thể khắc con dấu thay thế mà không cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, con dấu mới phải hoàn toàn giống mẫu cũ.
• Thay đổi mẫu con dấu: Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi mẫu con dấu, cần khắc con dấu mới và thông báo thay đổi đến Phòng đăng ký kinh doanh, ghi chú "mất dấu" ở cột “Mẫu con dấu cũ”.

Lời kết

Bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách xử lý khi mất con dấu trong từng tình huống cụ thể. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này, hãy liên hệ với Kế toán Vina qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn để nhận được tư vấn kịp thời khi có nhu cầu!