Cách xử lý khi mã số thuế bị trùng hoặc sai thông tin

Trùng mã số thuế cá nhân là một hiện tượng không hiếm gặp trong hệ thống quản lý thuế hiện nay. Khi hai hoặc nhiều cá nhân bị cấp chung một mã số thuế, điều này có thể gây ra không ít khó khăn trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế, đồng thời tạo ra sự rối loạn trong cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế. Trong bài viết này, cùng kế toán Vina khám phá nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, cách nhận diện các trường hợp trùng mã số thuế, cũng như những biện pháp giải quyết hiệu quả khi gặp phải vấn đề này.

Nguyên nhân mã số thuế bị trùng hoặc sai thông tin 

Mã số thuế cá nhân, một chuỗi số gồm 10 hoặc 13 ký tự, được cấp bởi cơ quan thuế nhằm mục đích quản lý và theo dõi nghĩa vụ thuế của từng cá nhân. Mỗi cá nhân được cấp một mã số thuế riêng biệt, giúp việc quản lý thuế thu nhập cá nhân trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, không ít người gặp phải tình huống trùng mã số thuế mà không rõ nguyên nhân.

Có nhiều lý do dẫn đến tình trạng này, trong đó hai nguyên nhân phổ biến nhất là:

Trùng số CMND/CCCD

• Số CMND do cơ quan Công an cấp là cơ sở pháp lý để cơ quan thuế xác nhận tính duy nhất của mỗi cá nhân. Mặc dù mỗi số CMND được cấp là duy nhất, song trong một số trường hợp, có thể xảy ra sự trùng lặp giữa hai cá nhân ở các địa phương khác nhau. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, cơ quan nhà nước không cấp mã số thuế cho các trường hợp này.

Khai báo sai số CMND của người nộp thuế

• Dù người nộp thuế chưa thực hiện đăng ký hoặc sử dụng CMND/CCCD để kê khai và nộp thuế, số CMND/CCCD của họ vẫn có thể đã được ghi nhận trong hệ thống. Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc thông tin số CMND/CCCD bị nhập sai.

Cách xử lý khi mã số thuế bị trùng hoặc sai thông tin

Trường hợp trùng mã số thuế cá nhân có thể gây ra nhiều khó khăn trong việc kê khai, nộp thuế hoặc hoàn thuế. Việc xử lý tình huống này đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của cơ quan thuế nhằm tránh các sai sót không đáng có.

Khi gặp phải tình trạng trùng mã số thuế cá nhân, người nộp thuế cần ngay lập tức thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nhận được sự hỗ trợ. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

Bước 1: Gửi yêu cầu xác minh số CMND

Cơ quan thuế nơi cá nhân có thông tin trùng số CMND (ví dụ cơ quan thuế A) sẽ gửi phiếu yêu cầu xác minh số CMND tới cơ quan thuế quản lý cá nhân đó, nơi đã cấp mã số thuế (cơ quan thuế B).

Người nộp thuế cần chuẩn bị các tài liệu sau khi đề nghị xác minh:

• Phiếu yêu cầu xác minh số CMND.
• Bản sao CMND của người nộp thuế khi xin cấp mã số thuế tại cơ quan thuế A.

Bước 2: Cơ quan thuế tiến hành xác minh số CMND

Cơ quan thuế B sẽ nhận yêu cầu xác minh từ cơ quan thuế A và tiến hành kiểm tra số CMND của người nộp thuế, đối chiếu với hồ sơ gốc lưu trữ tại cơ quan thuế.

Nếu người nộp thuế đăng ký mã số thuế qua hệ thống thuế TNCN trực tuyến, cơ quan thuế B sẽ liên hệ với doanh nghiệp của người nộp thuế để yêu cầu bản sao CMND đã được cấp mã số thuế. Kết quả xác minh sẽ được phân loại như sau:

• Tình huống 1: Nếu số CMND trong hồ sơ gốc không trùng với số CMND đã nhập (do khai sai hoặc lỗi nhập liệu), cơ quan thuế B sẽ điều chỉnh thông tin và thông báo kết quả cho cơ quan thuế A sau khi thay đổi thành công.
• Tình huống 2: Nếu số CMND trong hồ sơ gốc trùng với số CMND cần xác minh, cơ quan thuế B sẽ lập hồ sơ xác minh và gửi cho cơ quan thuế A để xử lý.

Thông tin phản hồi từ cơ quan thuế B gửi đến cơ quan thuế A sẽ bao gồm:

• Phiếu xác nhận yêu cầu xác minh số CMND.
• Bản sao CMND của cá nhân đã được cấp mã số thuế tại cơ quan thuế B.

Bước 3: Cơ quan thuế A thực hiện các bước xử lý

Dựa trên kết quả từ cơ quan thuế B, cơ quan thuế A sẽ thực hiện các bước sau:

• Trường hợp 1: Nếu cơ quan thuế B thông báo đã điều chỉnh thông tin số CMND, cơ quan thuế A sẽ gửi lại thông tin của người nộp thuế đến Tổng cục Thuế để cấp mã số thuế mới theo quy trình đăng ký thuế.
• Trường hợp 2: Nếu người nộp thuế đã được cấp mã tại cơ quan thuế B và đang xin cấp mã tại cơ quan thuế A, cơ quan thuế A sẽ thay thế mã số thuế cũ bằng mã số thuế mới theo quy trình tại cơ quan thuế B.
• Trường hợp 3: Nếu người nộp thuế đã được cấp mã tại cơ quan thuế A và đang xin cấp mã tại cơ quan thuế B, nhưng hai cá nhân có chung số CMND, cơ quan thuế A sẽ yêu cầu người nộp thuế đổi CMND mới để bảo vệ quyền lợi của họ.

Cuối cùng, cơ quan thuế A sẽ lưu giữ hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế cùng bản sao CMND của họ, trùng với CMND đã được cấp mã số thuế trước đó, nhằm thuận tiện cho việc tra cứu trong tương lai.

Câu hỏi thường gặp khi CCCD/CMND bị người khác đăng ký mã số thuế

Một CMND/CCCD đăng ký được mấy mã số thuế cá nhân?

Theo quy định của pháp luật, mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế (MST) duy nhất, và mã số này sẽ giữ nguyên trong suốt cuộc đời của cá nhân đó. Điều này đảm bảo tính ổn định và dễ dàng trong việc quản lý nghĩa vụ thuế, giúp cơ quan thuế theo dõi và kiểm soát thông tin một cách hiệu quả.

Những trường hợp CCCD/CMND bị người khác đăng ký mã số thuế?

Có hai tình huống mà CMND/CCCD của người nộp thuế có thể bị lợi dụng để đăng ký mã số thuế:

• Trường hợp 1: Mã số thuế bị trùng với số CMND/CCCD của một cá nhân khác.
• Trường hợp 2: Số CMND/CCCD bị sử dụng trái phép để đăng ký mã số thuế cá nhân.

Hai tình huống này đều có thể gây ra rắc rối trong quá trình quản lý thuế và cần được giải quyết kịp thời để bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế.

Đăng ký MST cá nhân nhưng hệ thống thông báo trùng CMND/CCCD

Khi gặp tình trạng trùng CMND/CCCD trong quá trình đăng ký mã số thuế cá nhân, người nộp thuế cần thực hiện các bước xử lý sau:

• Bước 1: Gửi yêu cầu kiểm tra thông tin CMND/CCCD đến cơ quan thuế.
• Bước 2: Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra thông tin CMND/CCCD của người nộp thuế để xác nhận sự trùng lặp với mã số thuế đã được cấp.
• Bước 3: Dựa vào kết quả kiểm tra, cơ quan thuế sẽ thực hiện các bước tiếp theo phù hợp với từng tình huống cụ thể liên quan đến việc cấp mã số thuế mới.

Quy trình này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin đều được xác thực và xử lý kịp thời, bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế.

Hồ sơ đề nghị xác minh CMND/CCCD bị trùng của NNT đang xin cấp MST

Hồ sơ yêu cầu xác minh trùng CMND/CCCD cần được chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

• Phiếu yêu cầu xác minh CMND/CCCD (theo mẫu CC13);
• Bản sao CMND/CCCD của cá nhân đang thực hiện thủ tục cấp mã số thuế.

Việc chuẩn bị chính xác các tài liệu này sẽ giúp quy trình xác minh diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

Số CMND/CCCD trong hồ sơ gốc không trùng với số nhập trong ứng dụng đăng ký thuế

Khi cơ quan thuế B phát hiện số CMND/CCCD trong hồ sơ gốc không trùng với số đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế, cơ quan thuế B sẽ thực hiện như sau:

Trong trường hợp này, cơ quan thuế B sẽ cập nhật thông tin số CMND/CCCD mới của người nộp thuế trên hệ thống đăng ký thuế. Sau khi hoàn tất việc thay đổi, cơ quan thuế B sẽ thông báo cho cơ quan thuế nơi đăng ký mã số thuế về tình trạng trùng lặp CMND/CCCD

Thời gian xử lý khi gặp phải trùng mã số thuế cá nhân

Thời gian xử lý trường hợp trùng mã số thuế cá nhân của cơ quan thuế phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ mà người nộp thuế đã nộp, cụ thể như sau:

• Nếu hồ sơ đầy đủ: Cơ quan thuế sẽ thông báo chấp nhận hồ sơ và cam kết giải quyết trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
• Nếu hồ sơ thiếu sót: Cơ quan thuế sẽ thông báo kết quả và yêu cầu bổ sung hồ sơ trong thời gian không quá 02 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Lời kết

Trùng mã số thuế cá nhân là một vấn đề khá phổ biến trong hệ thống quản lý thuế hiện nay, gây ra nhiều rắc rối không chỉ trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế mà còn trong quá trình xác minh thông tin và quyết toán thuế. Đây là lỗi cần được phát hiện và xử lý kịp thời để bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế. Nếu bạn gặp phải tình huống trùng mã số thuế cá nhân và không biết cách xử lý, hãy liên hệ với Kế toán Vina qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn để nhận được hỗ trợ chi tiết.