Cách xử lý khi bị thanh tra thuế và một vài lưu ý cần nắm

Khi công ty nhận được thông báo về việc thanh tra thuế, việc chuẩn bị các thủ tục và giấy tờ cần thiết là vô cùng quan trọng. Hãy cùng kế toán Vina khám phá những điều cần chuẩn bị trong bài viết dưới đây nhé!

Thanh tra và kiểm tra thuế là hoạt động giám sát của cơ quan thuế nhằm theo dõi các giao dịch và hoạt động liên quan đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp và tổ chức. Khi công ty nhận được thông báo về việc thanh tra thuế, việc chuẩn bị các thủ tục và giấy tờ cần thiết là vô cùng quan trọng. Hãy cùng kế toán Vina khám phá những điều cần chuẩn bị trong bài viết dưới đây nhé!

Thanh tra thuế là gì ?

Thanh tra thuế là hoạt động chỉ được thực hiện tại trụ sở của doanh nghiệp hoặc công ty của người nộp thuế. Hoạt động này không diễn ra thường xuyên mà được lên kế hoạch định kỳ cho một số đối tượng nhất định, theo quy định tại Điều 113 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Cụ thể, thanh tra thuế sẽ được tiến hành trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế, như trốn thuế hoặc gian lận thuế.
• Xử lý các khiếu nại, tố cáo hoặc thực hiện các biện pháp phòng, chống tham nhũng.
• Cơ quan thuế phát hiện sai lệch dựa trên kết quả phân loại rủi ro trong quản lý thuế.
• Theo kiến nghị của Kiểm toán Nhà nước hoặc kết luận từ thanh tra Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền khác.

Việc thanh tra thuế nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hoạt động thu nộp thuế, đồng thời bảo vệ quyền lợi của Nhà nước và người nộp thuế.

Tổng hợp hồ sơ không thể thiếu khi thanh tra thuế

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp là bộ tài liệu quan trọng xác định tư cách pháp lý và hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp. Nó giống như "giấy khai sinh" và "lý lịch" của doanh nghiệp, cung cấp thông tin về sự tồn tại, hoạt động và quyền hạn của doanh nghiệp. Hồ sơ pháp lý đóng vai trò then chốt trong các khía cạnh sau:

• Xác định tư cách pháp lý: Là cơ sở để xác định tư cách pháp lý của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tham gia vào các hoạt động kinh doanh, giao dịch dân sự, và ký kết hợp đồng.
  Tuân thủ pháp luật: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý.
• Bảo vệ quyền lợi: Là công cụ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong các tranh chấp, khiếu nại.
• Tăng cường uy tín: Hồ sơ pháp lý đầy đủ và chính xác tạo sự tin tưởng từ đối tác và khách hàng, nâng cao uy tín trên thị trường.

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm:

• Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)
• Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật
• Quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của công ty
• Đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế
• Kết quả đăng ký tài khoản ngân hàng

Khi chuẩn bị hồ sơ này, bạn cần chú ý đến ba vấn đề sau:

• Kiểm tra kỹ ngày cấp và thời hạn hiệu lực của các giấy tờ như Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư để đảm bảo chúng còn giá trị pháp lý.
• Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên các giấy tờ này, như tên doanh nghiệp, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ.
• Cập nhật và bổ sung kịp thời các giấy tờ pháp lý liên quan nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin doanh nghiệp.

Hồ sơ sổ sách kế toán

Hồ sơ sổ sách kế toán là tập hợp hệ thống các sổ sách ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Đây là nơi tập trung thông tin về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, và lợi nhuận, giúp theo dõi, quản lý và đánh giá tình hình tài chính cũng như hoạt động kinh doanh.

Hồ sơ sổ sách kế toán bao gồm:

• Sổ nhật ký chung
• Sổ quỹ tiền mặt
• Sổ nhật ký mua hàng
• Sổ cái tài khoản
• Sổ chi tiết tài khoản
• Bảng trích khấu hao tài sản cố định
• Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
• Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
• Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu và phải trả

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ sổ sách kế toán:

• Ghi chép đầy đủ và chính xác mọi nghiệp vụ kinh tế theo quy định.
• Đảm bảo chữ ký của người lập, ghi sổ và kế toán trưởng trên mỗi trang sổ và báo cáo tài chính.
• Số liệu cần được ghi chép rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sai sót, sửa chữa theo quy định.
• Lưu trữ sổ sách kế toán an toàn và bảo mật.

Chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là tài liệu bằng văn bản chứa thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là bằng chứng xác thực các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác, trung thực và minh bạch trong thông tin kế toán.

Chứng từ kế toán bao gồm:

• Hóa đơn mua vào, bán ra
• Tờ khai hải quan, giấy nộp tiền vào ngân sách
• Phiếu thu, phiếu chi
• Phiếu nhập kho
• Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn

Yêu cầu khi trình chứng từ kế toán lên cơ quan thuế:

• Chứng từ phải hợp pháp và hợp lệ theo quy định.
• Cần có đầy đủ nội dung, chữ ký và con dấu của các bên liên quan.
• Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng từ theo đúng quy định, phân loại và sắp xếp khoa học để dễ dàng tra cứu.

Hồ sơ khai thuế

Hồ sơ khai thuế là tập hợp tài liệu mà người nộp thuế lập và gửi đến cơ quan thuế để kê khai nghĩa vụ thuế của mình, tương tự như "bản tự khai" về hoạt động kinh doanh, thu nhập và chi phí.

Hồ sơ khai thuế bao gồm:

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng
• Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp
• Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ
• Báo cáo tài chính

Khi trình hồ sơ khai thuế, bạn cần:

• Kiểm tra kỹ số liệu trên tờ khai, đảm bảo tính chính xác và trung thực.
• Kê khai đúng hạn theo quy định của pháp luật.
• Lưu trữ các tờ khai thuế đã nộp để đối chiếu khi cần.

Hồ sơ lương, thưởng

Hồ sơ lương, thưởng là tập hợp các chứng từ và tài liệu liên quan đến việc chi trả lương, thưởng cho người lao động, dùng để xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hồ sơ lương, thưởng bao gồm:

• Hợp đồng lao động
• Bảng chấm công
• Bảng thanh toán tiền lương
• Đăng ký giảm trừ gia cảnh

Khi chuẩn bị hồ sơ lương, thưởng, bạn cần lưu ý:

• Lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan đến việc tính lương, thưởng.
• Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo hiểm xã hội và y tế cho người lao động.

Hồ sơ công nợ

Hồ sơ công nợ là tập hợp các tài liệu và chứng từ liên quan đến các khoản nợ phải trả hoặc phải thu của doanh nghiệp.

Hồ sơ công nợ bao gồm:

• Hợp đồng kinh tế
• Biên bản đối chiếu công nợ

Khi quản lý hồ sơ công nợ, bạn cần:

• Theo dõi và quản lý chặt chẽ công nợ phải thu, phải trả.
• Thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp để đảm bảo số liệu chính xác.

Hồ sơ vay nợ

Hồ sơ vay nợ là tập hợp tài liệu mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi vay vốn từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng, cung cấp thông tin về tình hình tài chính và khả năng trả nợ của doanh nghiệp.

Hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật.

Hồ sơ vay nợ thường bao gồm các loại tài liệu sau:

• Hợp đồng vay: Tài liệu pháp lý xác định các điều khoản và điều kiện vay vốn.
• Chứng từ thanh toán: Bao gồm các giấy tờ chứng minh việc thanh toán nợ gốc và lãi vay.

Khi chuẩn bị hồ sơ này, bạn cần lưu ý:

• Lưu trữ đầy đủ: Đảm bảo lưu giữ tất cả hợp đồng vay vốn và chứng từ thanh toán nợ gốc, lãi vay một cách cẩn thận.
• Theo dõi lịch trả nợ: Quản lý chặt chẽ lịch thanh toán để tránh tình trạng nợ quá hạn, nhằm bảo vệ uy tín tín dụng của doanh nghiệp.

Nguyên nhân doanh nghiệp bị thanh tra thuế 

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có thể bị thanh tra thuế trong những trường hợp sau:

Dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc thanh tra. Những dấu hiệu vi phạm có thể bao gồm:

• Không kê khai thuế hoặc kê khai không đầy đủ, không chính xác.
• Sử dụng hóa đơn và chứng từ không hợp pháp.
• Lập báo cáo tài chính không phản ánh đúng thực tế.
• Trốn thuế và gian lận thuế.
• Các hành vi vi phạm pháp luật thuế khác.

Giải quyết khiếu nại, tố cáo: Khi có khiếu nại hoặc tố cáo về hành vi vi phạm pháp luật thuế của doanh nghiệp, cơ quan thuế có thể tiến hành thanh tra để xác minh và xử lý theo quy định.

Theo yêu cầu quản lý thuế: Cơ quan thuế có thể thanh tra đối với các doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao về thuế, dựa trên kết quả phân loại rủi ro hoặc theo kiến nghị của Kiểm toán Nhà nước.

Theo quy định của các luật, pháp lệnh khác: Doanh nghiệp cũng có thể bị thanh tra thuế theo quy định của các văn bản pháp luật liên quan khác.

Những lưu ý trong quá trình thanh tra thuế

Doanh nghiệp của bạn cần chú ý một số vấn đề quan trọng để bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế:

• Hợp tác với đoàn thanh tra, kiểm tra thuế: Doanh nghiệp nên hợp tác chặt chẽ với đoàn thanh tra để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Cung cấp đầy đủ và chính xác các hồ sơ, chứng từ theo yêu cầu của đoàn thanh tra và giải trình rõ ràng về các vấn đề được yêu cầu.
• Cung cấp hồ sơ, chứng từ đầy đủ và chính xác: Doanh nghiệp cần chuẩn bị và cung cấp các hồ sơ, chứng từ một cách đầy đủ và chính xác. Các tài liệu này nên được sắp xếp theo thứ tự thời gian và loại nghiệp vụ để thuận tiện cho việc tra cứu.
• Giải trình rõ ràng và hợp lý: Khi đoàn thanh tra yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần đưa ra các lý do rõ ràng và hợp lý. Đoàn thanh tra có quyền yêu cầu doanh nghiệp giải thích về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến nghĩa vụ thuế.
• Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần chú ý đến việc bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình thanh tra. Lưu giữ biên bản thanh tra là cần thiết để làm căn cứ giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.
• Quyền khiếu nại, tố cáo: Nếu doanh nghiệp không đồng ý với kết luận của đoàn thanh tra, bạn có quyền khiếu nại hoặc tố cáo lên cơ quan có thẩm quyền.

Lời kết

Trên đây, Kế toán Vina đã cung cấp thông tin cần thiết để doanh nghiệp chuẩn bị cho cuộc thanh tra thuế. Nếu bạn gặp bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến hoạt động này, xin vui lòng liên hệ qua hotline 0788555247 hoặc gmail: info@ketoanvina.vn. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn!