Thủ thuật kế toán trên Excel- Phần 2- Ghi sổ mua hàng

THỦ THUẬT KẾ TOÁN  TRÊN EXCEL -PHẦN 2

Cách vào sổ nhật kí chung trên Excel  – MUA HÀNG

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đều hạch toán trên sổ Nhật ký chung sau đó mới đến các sổ chi tiết liên quan. Ví dụ khi đi mua hàng: sau khi chúng ta hạch toán trên sổ Nhật ký chung chúng ta sẽ vào Bảng kê phiếu Nhập kho (nếu hàng đã về) và vào bảng phân bỏ chi phí thu mua (nếu có phát sinh).

Để các bạn hiểu rõ hơn về cách vào sổ nhật ký chung trên Excel. Kế toán Việt Nam xin được đưa ra một ví dụ cụ thể sau:

Ví dụ: Ngày 3/1/2014 Công ty CP Hỗ trợ giải pháp kế toán Việt Nam mua 2000m2 Sàn gỗ SQB616 của công ty TNHH Thành Hưng với đơn giá 100000đ/m2, thuế GTGT 10%. Công ty chưa thanh toán.

Ở ví dụ này nếu phát sinh thêm nhà cung cấp mới – Thì phải khai báo chi tiết đối tượng NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản ( Mã khách hàng) cho NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo.

Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết NCC – Công ty TNHH Thành Hưng với mã Khách hàng là: 3311 hoặc 331TH

( Khai báo phía dưới Tk 331 ) ( Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )

Việc đặt mã là để chi tiết cho Nhà cung cấp, sao cho dễ nhớ và tuyệt đối không được trùng lặp.

 

Hình 1: Mẫu sơ đồ nhập liệu

  

Hình 2: Khai chi tiết NCC mới Tại sheet DMTK

Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK ( Mã KH ) đã khai báo cho Công ty Ben Computer là 331BC.

Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “ Tổng tiền hàng” trên hoá đơn mua vào.

 

Hình 3: Vào sổ NKC nghiệp vụ mua hàng trên Excel

1. Ghi ngày hạch toán ghi sổ

2. Số hiệu HĐ mua hàng: 0003568 (Ghi trên HĐ)

3. Ghi ngày tháng trên Hoá đơn.

4. Diễn giải nghiệp vụ phát sinh: ghi tóm tắt nhưng phải đầy đủ thông tin cần thiết

5. Cột TK Nợ/Có: Là Cột định khoản Nợ/Có cho các nghiệp vụ phát sinh.

Nợ 156

Nợ 1331

     Có 331BC

6. Nhập Tk Đối ứng: Đối ứng với TK Nợ, Tk Có

Đối ứng 156 là 331BC: G14=F16

Đối ứng 1331 là 331BC: G15=F16

Đối ứng 331BC là 156 và 1331: G16=F14&”,”&F15

7. Nhập số phát sinh

Bên Nợ: Tổng giá chưa bao gồm VAT : H14=200.000.000

Bên Nợ: Tính VAT: H15=0.1*H14

Bên Có: Tổng giá thanh toán: G16=H15+H14

Bước 3: Đồng thời về Bảng kê Nhập – Xuất kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng mua theo hoá đơn vào bảng.

- Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay vê DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập

- Nếu mặt hàng mua vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo.

 

Hình 4: Vào DMHH đặt mã hàng mới

Trong bảng kê Nhập – Xuất kho điền các thông tin vào các mục trong bảng như sau:

 

Hình 5: Khai báo chi tiết từng mặt hàng mua theo hoá đơn vào phiếu nhập kho

- Mục Số phiếu : Mã hoá số phiếu là PNK001, PNK002,…

- Mục Diễn giải: Ghi rõ nhập hàng mua của công ty nào

- Mục Mã hàng hoá: Ta sẽ tự ghi mã của hàng hoá hoặc lấy từ bảng DMHH

E11=DMHH!$B$9

- Mục Tên hàng hoá: Mục này ta sẽ dùng công thức Vlookup để lấy từ DMHH.

F11 =VLOOKUP($E11,DMHH!$B$9:$D$243,2,0)

- Mục Đơn vị tính: Ta cũng dùng hàm Vlookup tương tự tên hàng hoá, chỉ thay cột chứa đơn vị tính ở bảng DMHH.

          F12 = VLOOKUP($E11,DMHH!$B$9:$D$243,3,0)

- Mục Số lượng: Ghi số lượng nhập trên hoá đơn

- Mục Giá mua: Ghi giá mua trên hoá đơn

- Mục Thành tiền: = Số Lượng * Giá Mua

Tham khảo thêm >> Cách sử dụng hàm SUMIF và Hàm Vlookup trong Excel

 

Bước 4: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng như sau: ( Có thể lập bảng tính riêng cho việc phân bổ chi phí)

Chi phí của mặt hàng A

 = 

Tổng chi phí

 X 

số lượng ( hoặc thành tiền) mặt hàng A

Tổng số lượng ( hoặc tổng thành tiền Của lô hàng )

                                                                                 
 

Chi phí đơn vị Mặt hàng A 

 = 

Tổng chi phí của mặt hàng A

Tổng số lượng của mặt hàng A


                                                        

Đơn giá nhập kho Mặt hàng A

 = 

Đơn giá mua của Mặt hàng A

 + 

Chi phí đơn vị Của mặt hàng A

 

Để hiểu rõ hơn và chi tiết hơn, mời các bạn tham gia khoá học Kế toán thực hành trên Excel tại Kế toán Việt Nam.

 

Mọi chi tiết về học kế toán xin liên hệ :

CÔNG TY CP HỖ TRỢ GIẢI PHÁP KẾ TOÁN VIỆT NAM

Số 6, ngõ 1 Đường Trần Quý Kiên, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

Điện thoại : 04.62769051/ Fax : 04.62769052

Hotline : 0906.298.089

Website : ketoanvina.vn

Tin tức liên quan
Hỗ trợ trực tuyến
Tin tức xem nhiều nhất
Số người truy cập
Số người đang online: 0
Tổng cộng: 978245